หน วยท 3 เอกสารทางการบ ญช

Transcription

1 LOGO หน วยท 3 เอกสารทางการบ ญช คร ล าใย เท ยมมล

2 สาระการเร ยนร 1. ความหมายและความส าค ญของการใช เอกสารทางการบ ญช 2. ประเภทของแบบฟอร มทางการบ ญช 3. การก าหนดล กษณะและชน ดของแบบฟอร ม 4. ชน ดของแบบฟอร มท ใช ในธ รก จ 5. เอกสารท ใช ประกอบการบ นท กบ ญช 6. ป จจ ยท ส าค ญในการ างและใช แบบฟอร ม 7. หล กท วไปในการร างแบบฟอร ม 8. ข นตอนในการออกแบบฟอร มเอกสาร 9. การควบค มแบบฟอร ม 10. การเก บร กษาแบบฟอร มท ย งม ได ใช

3 ความหมายและความส าค ญของการใช เอกสารทางการบ ญช เอกสารทางการบ ญช หมายถ ง หล กฐานท ใช ในการ ลงบ ญช หร อประกอบการบ นท กบ ญช ซ งอาจจะ ได ร บจากธ รก จ หร อบ คคลภายนอก เช น บ ลเง นสด ใบเสร จร บเง น ใบส งซ อ ใบก าก บภาษ ฯลฯ

4 การจ ดท าเอกสารต องค าน งถ งกฎหมายท ก าหนดไว ด งน 1 เอกสารประกอบการลงบ ญช ตามพระราชบ ญญ ต การบ ญช พ.ศ เอกสารท ได ร บจากบ คคลภายนอก 2 เอกสารท ธ รก จจ ดท าข นเองเพ อออก ให แก บ คคลภายนอก 3 เอกสารท ธ รก จจ ดท าข นเพ อใช ในธ รก จ เอกสารประกอบการลงบ ญช ตามประมวลร ษฎากร 1 ใบร บ 2 ใบส งของ 3 ใบก าก บภาษ

5 เอกสารประกอบการลงบ ญช ตามพระราชบ ญญ ต การบ ญช พ.ศ ช อของผ จด ท าเอกสาร 5. จ านวนเง น 2. ช อของเอกสาร เอกสารประกอบ การลงบ ญช 3. เลขท ของเอกสาร และเล มท (ถ าม ) 4. ว น เด อน ป ท อ อกเอกสาร

6 รายการเพ มเต มของเอกสารประกอบการลงบ ญช ตาม พรบ. การบ ญช พ.ศ กรณ ของเอกสารท ได ร บจากบ คคลภายนอก และเอกสารท ธ รก จจ ดท าข นเองเพ อออกให แก บ คคลภายนอก (1) เลขประจ าต วผ เส ยภาษ อากรของก จการท จ ดท าเอกสาร (2) สถานท ต งของก จการท จ ดท าเอกสาร (3) รายละเอ ยดเก ยวก บการร บเง นหร อต วเง น (4) ช อ ชน ด จ านวน หน วยน บ ราคาต อหน วย และราคารวมของส นค าหร อบร การแต ละรายการ (5) ลายม อช อของผ ร บเง นหร อต วเง น เว นแต เอกสารท ออกโดยใช เคร อง (1) เลขประจ าต วผ เส ยภาษ อากรของก จการท จ ดท าเอกสาร (2) สถานท ต งของก จการท จ ดท าเอกสาร (3) ช อ ชน ด จ านวน หน วยน บ ราคาต อหน วย และราคารวมของส นค าหร อบร การแต ละรายการ (4) ช อหร อช อท ใช ในการประกอบธ รก จและท อย ผ ซ อหร อผ ร บบร การ (5) ลายม อช อของผ จ ดท าเอกสาร (6) ลายม อช อของผ ร บส นค าหร อผ ร บบร การ

7 รายการเพ มเต มของเอกสารประกอบการลงบ ญช ตาม พรบ. การบ ญช พ.ศ กรณ เอกสารท ธ รก จจ ดท าข นเพ อใช ในธ รก จ (1) ค าอธ บายรายการ (2) ว ธ การและการค านวณต างๆ (ถ าม ) (3) ลายม อช อของผ ม หน าท จ ดท าบ ญช หร อผ ได ร บมอบหมาย คล กด ต วอย าง

8 เอกสารประกอบการลงบ ญช ตามประมวลร ษฎากร 1. ใบร บ (หมายถ ง ใบเสร จร บเง น) คล กด ต วอย าง 1.1 ผ ม หน าท ออกใบร บในกรณ ท วไป ใบร บ ต นข ว หร อส าเนา ต องม ข อความอย างน อย ด งน (1) เลขประจ าต วผ เส ยภาษ อากรของผ ออกใบร บ (2) ช อหร อย ห อของผ ออกใบร บ (3) เลขล าด บของเล ม และเลขท ของใบร บ (4) ว น เด อน ป ท ออกใบร บ (5) จ านวนเง นท ร บ (6) ชน ด ช อ จ านวน และราคาส นค า ในกรณ ขายส นค า หร อให เช าซ อส นค า เฉพาะราคาต งแต 100 บาทข นไป 1.2 ในกรณ ผ ผล ต ผ น าเข าหร อผ ขายส ง ขายส นค าให แก ผ ซ งท าการประเภทเด ยวก บส นค าท ขายน น ให แสดงช อหร อย ห อ และท อย ของผ ซ อไว ในใบร บด วยท กคร งท ร บช าระเง น ข อความในใบร บ ถ าเป นภาษาต างประเทศ ให ม ภาษาไทยก าก บด วย

9 เอกสารประกอบการลงบ ญช ตามประมวลร ษฎากร 2. ใบส งของ คล กด ต วอย าง 2.1 ผ ม หน าท ออกใบส งของ ได แก ผ ประกอบการ เก บส าเนาไว ไม น อยกว า 5 ป 2.2 ผ ประกอบการจดทะเบ ยนภาษ ม ลค าเพ ม ให ถ อใบก าก บภาษ เป นใบส งของได 2.3 ร ปแบบของใบส งของ ต องม ข อความอย างน อยด งน (1) ช อหร อย ห อ และเลขประจ าต วผ เส ยภาษ อากรของผ ขาย (2) ช อหร อย ห อของผ ซ อ (3) เลขล าด บของเล ม และเลขท ของใบส งของ (4) ว น เด อน ป ท ออกใบส งของ (5) ชน ด ช อ จ านวน และราคาส นค าท ขาย

10 เอกสารประกอบการลงบ ญช ตามประมวลร ษฎากร 3. ใบก าก บภาษ 3.1 ใบก าก บภาษ แบบเต มร ป 3.2 ใบก าก บภาษ อย างย อ 3.3 ใบก าก บภาษ อย างย อท ออกโดยเคร องบ นท กการเก บเง น 3.4 ใบเพ มหน 3.5 ใบลดหน

11 ใบก าก บภาษ คล กด ต วอย าง ใบก าก บภาษ แบบเต มร ป 1. ค าว า ใบก าก บภาษ ในท ท เห นช ดเจน 2. ช อ ท อย และเลขประจ าต วผ เส ยภาษ ของผ ประกอบการ 3. ช อ ท อย ของผ ซ อส นค า 4. หมายเลขล าด บของใบก าก บภาษ และหมายเลขเล มท เลขท 5. ช อ ชน ด ประเภท ปร มาณ และม ลค าของส นค าหร อบร การ 6. จ านวนภาษ ม ลค าเพ มท ค านวณจากม ลค าส นค าหร อบร การโดยแยกออก จากราคาส นค าหร อบร การให ช ดเจน 7. ว น เด อน ป ท ออกใบก าก บภาษ 8. ข อความอ นท อธ บด ก าหนด

12 ใบก าก บภาษ คล กด ต วอย าง ใบก าก บภาษ อย างย อ (1) ค าว า ใบก าก บภาษ อย างย อ ในท เห นได ช ดเจน (2) ช อ หร อช อย อ และเลขประจ าต วผ เส ยภาษ ของผ ประกอบการ (3) หมายเลขล าด บของใบก าก บภาษ อย างย อ (4) ช อ ชน ด ประเภท ปร มาณ และม ลค าของส นค าหร อบร การ ซ งจะออกเป นรห สก ได (5) ราคาส นค าหร อบร การต องระบ ไว ช ดเจนว ารวมภาษ ม ลค าเพ มแล ว (6) ว น เด อน ป ท ออกใบก าก บภาษ อย างย อ

13 ใบก าก บภาษ ใบก าก บภาษ อย างย อท ออกโดยเคร องบ นท กการเก บเง น (1) ค าว า ใบก าก บภาษ ในท ท เห นช ดเจน (2) ช อ หร อช อย อของผ ขาย (3) เลขประจ าต วผ เส ยภาษ (4) ว น เด อน ป ท ออกใบก าก บภาษ (5) เลขท ของใบก าก บภาษ หร อเลขท ขอม วนเทป (ตามท สรรพากรก าหนด) (6) รห สส นค าท แสดงเป นกล มส นค า (7) ราคาส นค า โดยระบ ช ดเจนว ารวมภาษ ม ลค าเพ มแล ว

14 ใบก าก บภาษ คล กด ต วอย าง ใบเพ มหน 1. เพ มราคาส นค าหร อบร การ 2. ค านวณราคาส นค าหร อบร การผ ดพลาดต ากว าความจร ง ต องม รายการอย างน อยด งน (1) ค าว า ใบเพ มหน ในท ท เห นช ดเจน (2) ช อ ท อย และเลขประจ าต วผ เส ยภาษ ของผ ประกอบการ (3) ช อ ท อย ของผ ซ อส นค าหร อบร การ (4) ว น เด อน ป ท ออกใบเพ มหน (5) หมายเลขล าด บของใบก าก บภาษ เด ม ม ลค าส นค าหร อบร การเด ม ม ลค าท ถ กต อง ผลต างของม ลค าท งสอง และจ านวนภาษ ม ลค าเพ มท เป นส วนต าง (6) ค าอธ บายส นๆ ถ งสาเหต ในการออกใบเพ มหน

15 ใบก าก บภาษ ใบลดหน คล กด ต วอย าง 1. ลดราคาส นค าหร อบร การ เน องจากส นค า ช าร ด หร อขาดจ านวน 2. ค านวณราคาส นค าหร อบร การผ ดพลาดส งกว าความจร ง 3. ได ร บส นค าท ขายกล บค นมา เน องจากส นค าช าร ด บกพร อง 4. ม การบอกเล กส ญญาบร การ ต องม รายการอย างน อยด งน (1) ค าว า ใบลดหน ในท ท เห นช ดเจน (2) ช อ ท อย และเลขประจ าต วผ เส ยภาษ ของผ ประกอบการ (3) ช อ ท อย ของผ ซ อส นค าหร อบร การ (4) ว น เด อน ป ท ออกใบลดหน (5) หมายเลขล าด บของใบก าก บภาษ เด ม ม ลค าส นค าหร อบร การเด ม ม ลค าท ถ กต อง ผลต างของม ลค าท งสอง และจ านวนภาษ ม ลค าเพ มท เป นส วนต าง (6) ค าอธ บายส นๆ ถ งสาเหต ในการออกใบลดหน

16 ประเภทของแบบฟอร มทางการบ ญช แบบฟอร มท ก อให เก ดรายการ ใบขอซ อ (Purchase Requisition) ใบแจ งการร บพน กงาน (Payroll Notification) ใบเบ กว ตถ ด บ (Material Requisition) แบบฟอร มท ใช บ นท กเหต การณ ใบก าก บส นค าท ขาย (Sales Invoice) ใบก าก บส นค าท ซ อมา (Purchase Invoice) รายงานการร บส นค า (Receiving Report) บ ตรลงเวลาท างาน (Time clock-cards)

17 การก าหนดล กษณะและชน ดของแบบฟอร ม พ จารณาโดยใช หล กเกณฑ 1. ก าหนดชน ดของแบบฟอร มเท าท จ าเป นใช 2. ให ม การใช ส าเนาเท าท จ าเป น 3. ร ปแบบเข าใจง าย ไม ย งยาก ข อความกะท ดร ดเข าใจง ายไม ซ บซ อน 4. สะดวกและรวดเร ว ในการเก บข อม ลมาบ นท กบ ญช 5. สามารถตรวจสอบข อม ลซ งก นและก นได 6. สามารถเก บข อม ลรายละเอ ยด เพ อใช ในการท าสถ ต หร อจ ดท ารายงานได 7. ให ความสะดวกในการตรวจสอบบ ญช ประจ าป 8. แบบฟอร มท จ ดท าข นต องถ กต องตามกฎหมายบ ญช และประมวลร ษฎากร

18 ชน ดของแบบฟอร มท ใ ช ในธ รก จ 1. แผนกขาย ใบร บค าส งซ อ,ใบแจ งหน, ใบลดหน, ใบค นเง นค าขายเง นสด,ใบเสร จร บเง น, บ ลเง นสด,ใบส งของ/ใบก าก บส นค า,ใบเสนอราคา,ใบก าก บภาษ, รายงานการขายประจ าว นของพน กงานขาย,ใบแสดงค าใช จ ายของพน กงานขาย 2. แผนกจ ดซ อ ใบส งซ อ,ใบขอซ อ,ใบร บส นค า,ใบสอบถามราคา 3. แผนกผล ต ใบส งผล ต,ใบเบ กว ตถ ดบ,ใบเบ กว สด,ใบส งค นว ตถ ดบ /ว สด, รายงานการผล ต,รายงานส นค าเส ยหาย,บ ตรจดเวลาท างาน 4. แผนกบ คลากร สม ดลงเวลาท างาน,ใบแจ งการร บพน กงานใหม,ใบสม ครงาน, ประว ตก ารท างาน,ทะเบ ยนเง นเด อน,ใบสร ปเง นเด อน และการห กภาษ ณ ท จ าย

19 ชน ดของแบบฟอร มท ใช ในธ รก จ 5. แผนกคล งส นค า 6. แผนกส งของ 7. แผนกการเง น 8. แผนกบ ญช บ ตรส นค า,ใบขอซ อ,ป ายตรวจน บส นค า,ใบร บส นค า, ใบเบ กส นค า,ใบส งค นส นค า,รายงานส นค าคงเหล อ,รายงานการตรวจน บส นค า ใบส งของ,บ นท กการส งของโดยรถบรรท ก, รายการห บห อท คนข บรถร บไป,สม ดเง นเด อนและค าจ าง ใบน าส งเง น/ใบน บเง นสดประจ าว น,ใบเสร จร บเง น,ใบก าก บภาษ,ใบร บเง น, ใบเบ กเง น,รายงานการร บ จ ายเง น,ใบอน ม ต การจ ายเง น, ใบส าค ญร บเง น,ใบส าค ญจ ายเง น,ทะเบ ยนค มเช ค รายงานท ส งให ล กหน ประจ าเด อน,บ ญช ค มส นค าและว ตถ ด บ, ทะเบ ยนส นทร พย,ทะเบ ยนเง นเด อนและค าจ าง,บ ญช เง นได พน กงาน

20 เอกสารท ใช ประกอบการบ นท กบ ญช เอกสารเก ยวก บการขายส นค า เอกสารเก ยวก บการซ อส นค า เอกสารอ นๆ ขายส นค า เป นเง นเช อ ขายส นค า เป นเง นสด ซ อส นค า เป นเง นเช อ ซ อส นค า เป นเง นสด สม ดรายว น ร บเง น สม ดรายว น จ ายเง น สม ดรายว น ท วไป - ใบก าก บส นค า - ใบส งของ/ ใบก าก บภาษ - ใบร บค นส นค า - ใบลดหน - ใบเสร จร บเง น - ใบก าก บภาษ - ใบร บค นส นค า - ใบลดหน - ใบก าก บส นค า - ใบส งของ/ ใบก าก บภาษ - ใบส งค นส นค า - ใบเพ มหน - ใบเสร จร บเง น - ใบก าก บภาษ - ใบส งค นส นค า - ใบเพ มหน - ใบส าค ญร บ - ใบร บรองภาษ เง นได ห ก ณ ท จ ายท ออกให บ คคลอ น - ใบส าค ญจ าย - ใบแจ งหน - ใบเสร จค าใช จ าย - ใบร บค นและ ต างๆ ส วนลด - ใบร บรองภาษ - ใบส งค นและ เง นได ห ก ณ ท จ าย เพ มหน ท ได ร บจากภายนอก

21 การจ ดเก บเอกสารท บ นท กบ ญช แล ว เอกสารการขายส นค าเป นเง นเช อ ใบก าก บส นค า/ ใบก าก บภาษ แฟ มภาษ ขาย แฟ มเอกสาร ส นค าคงเหล อ เอกสารการซ อส นค าเป นเง นเช อ ใบก าก บส นค า/ ใบก าก บภาษ แฟ มภาษ ซ อ แฟ มเอกสาร ส นค าคงเหล อ

22 การจ ดเก บเอกสารท บ นท กบ ญช แล ว เอกสารการขายส นค าเป นเง นสด ใบเสร จร บเง น/ ใบก าก บภาษ แฟ มภาษ ขาย แฟ มเอกสาร ส นค าคงเหล อ เอกสารการซ อส นค าเป นเง นสด ใบเสร จร บเง น/ ใบก าก บภาษ แฟ มภาษ ซ อ แฟ มเอกสาร ส นค าคงเหล อ

23 การจ ดเก บเอกสารท บ นท กบ ญช แล ว เอกสารการร บเง น ใบส าค ญร บ หร อ ใบเสร จร บเง น แฟ มเอกสาร การร บเง น เอกสารการจ ายเง น ใบส าค ญจ าย หร อ ใบเสร จร บเง น แฟ มเอกสาร การจ ายเง น

24 ป จจ ยท ส าค ญในการร างและใช แบบฟอร ม ป จจ ยท ส าค ญในการร างและใช แบบฟอร ม 1. ใครบ างท ต องใช แบบฟอร ม เพ อก าหนดจ านวนส าเนา 2. แบบฟอร มท ม ข อความซ าก น ควรรวมเป นฉบ บเด ยวก น 3. การจ ดเร ยงล าด บของแบบฟอร มถ กต องหร อไม เพ อลดเวลาและความผ ดพลาดในการท างาน 4. ก าหนดเส นและเน อท ของกระดาษท ใช ให ถ กต องก บการใช งาน 5. ก าหนดค ณภาพของกระดาษให เหมาะสมก บการใช งาน 6. ก าหนดค ณภาพและขนาดของกระดาษเพ อสะดวกในการจ ดเก บเข าแฟ ม

25 หล กท วไปในการร างแบบฟอร ม การร างแบบฟอร ม จะต องม ส งเหล าน 1. ช อ ท อย ของธ รก จ 2. เลขประจ าต วผ เส ยภาษ อากร 3. ช อเอกสาร 4. เลขท เล มท (ถ าม ) ของเอกสาร 5. ส าเนาอย างน อย 1 ฉบ บ 6. ถ าม ส าเนาหลายฉบ บควรใช ส ต างก น และระบ ด วยว าเป นของฝ ายใด 7. ว น เด อน ป ท ออกเอกสาร 8. ควรใช กระดาษท ทนทาน ไม ขาดง าย 9. ไม ควรม แบบฟอร มมากเก นไป 10. ลายเซ นของผ ร บผ ดชอบในเอกสารน นๆ

26 ข นตอนในการออกแบบฟอร มเอกสาร 1. ก าหนดแผนงานการบ ญช ตามวงจร 2. ออกแบบเอกสาร 3. ก าหนดทางเด นเอกสาร 4. ทดลองใช 5. ต ดตามผล [Image Info] - Note to customers : This image has been licensed to be used within this PowerPoint template only. You may not extract the image for any other use.

27 การควบค มแบบฟอร ม การควบค มแบบฟอร ม 1. แบบฟอร มต องออกแบบเพ อใช ประโยชน มากท ส ด และเส ยค าใช จ ายน อยท ส ด 2. การส งพ มพ ต องจ ดท าในราคาต นท นต าส ด 3. ต องพ จารณาแบบฟอร มท ใช อย ให เหมาะสมก บการด าเน นธ รก จในป จจ บ น 4. แบบฟอร มท สมบ รณ แล วต องเก บไว ในท ปลอดภ ยและเป นระเบ ยบเพ อ สะดวกในการค นหา 5. แบบฟอร มบางอย างต องเก บไว เป นหล กฐานตลอดไป และตามท กฎหมาย ก าหนดเม อหมดอาย ต องม การมอบหมายให พน กงานคนใดคนหน งร บผ ดชอบในการออกแบบ การจ ดพ มพ และการเก บร กษา

28 การเก บร กษาแบบฟอร ม แบบฟอร มท ย งไม ได ใช แบบฟอร มท ใช แล ว การเก บร กษา 1.จ ดท าท เก บแบบฟอร มท ย งไม ได ใช โดยเฉพาะ 2.การน าแบบฟอร มออกมาใช ต องได ร บ อน ม ต จากผ ร บผ ดชอบ 3. แบบฟอร มท บรรจ ในกล องควรม เคร องหมายก าก บเพ อสะดวกในการค นหา 4.การเบ กแบบฟอร มท กคร งต องม ใบเบ ก และบ นท กในทะเบ ยนค ม 5.ม การตรวจน บแบบฟอร มเป นคร งคราว 1. ต องเก บไว ในสถานท ท างานหร อท ท าการผล ต 2. ต องเก บร กษาไว เป นเวลาไม น อยกว า 5 ป 3. ถ าเอกสารส ญหายหร อเส ยหายต องแจ งต อ สารว ตรบ ญช ภายใน 15 ว น

29 เทคน คการจ ดท าผ งทางเด นของเอกสาร Step 1 1. จ ดท าแผนภาพจากบนลงล าง และจากซ ายไปขวา Step 2 2. ระบ ถ งเอกสารท กชน ดท ใช Step 3 3. ใช ส ญล กษณ ต างๆ อย างม ระเบ ยบ Step 4 4. ใช หมายเหต ช วยอธ บายใน ส วนท ซ บซ อนย งยาก

30 ส ญล กษณ ท ใช เป นมาตรฐาน (Standard Flowchart Symbols) 1. จ ดเร มต น 2. ทางเด นเอกสาร 3. เอกสาร 4. การประมวลผลโดยคน

31 ส ญล กษณ ท ใช เป นมาตรฐาน (Standard Flowchart Symbols) 5. แฟ มข อม ลถาวร 6. แฟ มข อม ลช วคราว 7. ข อเสนอแนะ/ค าอธ บาย 8. การประมวลผล โดยคอมพ วเตอร

32 ส ญล กษณ ท ใช เป นมาตรฐาน (Standard Flowchart Symbols) 9. การต ดส นใจ/ทางเล อก 10. สม ดบ ญช 11. เทปสร ปการค านวณ 12. จ ดเช อมต อในหน าเด ยวก น

33 ส ญล กษณ ท ใช เป นมาตรฐาน (Standard Flowchart Symbols) 13. จ ดเช อมต อในหน าอ น 14. จานแม เหล ก, เทปแม เหล ก 15. จ ดส นส ด 16. ส นค า

34 LOGO คร ล าใย เท ยมมล

35 ต วอย างใบเสร จร บเง น คล กกล บ

36 ต วอย างใบส งของ คล กกล บ

37 ต วอย างใบส าค ญจ าย คล กกล บ

38 ต วอย างใบก าก บภาษ เต มร ป คล กกล บ

39 ต วอย างใบก าก บภาษ อย างย อ คล กกล บ

40 ต วอย างใบเพ มหน คล กกล บ

41 ต วอย างใบลดหน คล กกล บ